Search

把你抽屜那份議程表放回去!這場線上會議用不到了



你在線上的專注力可以多長?


在規劃線上會議時,你還是把之前那份議程表原封不動的搬到線上嗎?小心!這可能會是一場災難的開始。因為在線下(實體)會議時,除了坐著聽演講外,還有茶敘、午餐、甚至突然巧遇的同事、朋友可以轉換場景、喘口氣,一旦轉為線上,這些切分好的時刻都將在同一個場域發生:觀眾的位子。該如何妥善安排這長達兩天的超過14小時的會議,才能讓線上與會者專注地聆聽,這對主辦單位、與會者、講者三方都是一大挑戰。

Photo by Nathan Dumlao on Unsplash

先從議程著手


我們的會議設計師(Meeting Designer)團隊–Mike與 Han去年協助菲律賓政府規劃了一場國際會議,原本的議程是「經典」國際會議:線下五天(沒錯,是五天!)從早上10點到晚上6點,其中當然也要開好幾間平行會議(Parallel session)。但因應疫情不得不轉成線上時,在第一次會面時就開宗明義地表明:線上會議請務必換一個思考方式!因為,幾乎沒有人可以在家乖乖地連續五天上線聽八小時的演講(這時他們早已WFH),就算把會議拍成電影、電視劇都很難讓觀眾認真連續看滿40小時。(或許你想說你有?)


所以我們與菲律賓政府討論的第一件事就是如何「瘦身」這張議程大表(Agenda)。我們將會議分三種類別,第一類就是必須同步線上、第二類為可拍成影片讓與會者有空時再上線觀看、第三就是得忍痛割捨等有實體會議時再舉辦。雖然最後的議程維持在五天,但每天上線時間縮短,方便與會者安排時間參加,而專注力便可集中在更短的小時數內。

Photo in 2020

議程分類完後,會議設計師開始規劃第一類的議程,也就是第二階段的「瘦身」:每個講者的時間縮短30-50%。但這不代表講者只講一半的內容,而是請講者在有限的時間內,提供最精實的資訊,而多留出的時間,則安排引導師跟著上線和與會者互動。互動方式可以跟著上線人數而有不同的作法,提問的方式也不見得只有Slido;每個細節都從希望得到什麼結果與效果出發,才能達到有效的設計。


我們也在與主辦方(Meeting Owner)討論時得知,他們有個非常喜歡使用社群媒體的長官,所以建議在會前、會中與會後增加社群媒體的互動,讓與會者與主辦單位有更多的連結、增加參與會議的樂趣,同時也為這次會議在不增加行銷預算情況下提升了超過30%的曝光量。


Teams? Google Meet? Zoom? 到底用哪個?


關於線上會議,我們最常被問的就是要用哪個視訊軟體。拜疫情所賜,這兩年的視訊軟體功能大躍進,你想得到的功能基本上都有平台提供,但就如同線下場地一樣,沒有盡善盡美的場地,只能篩選最符合需求的那個。


選擇視訊平台也是。所以要先規劃好議程中希望有什麼樣的互動、效果或容納的上線人數,再來選擇視訊軟體,這樣在規劃議程上,才不會受限於指定視訊軟體的功能,但反之,若因單位中只能有一個選擇,那就在規劃議程內容上遷就該軟體的功能。

Photo by Gabriel Benois on Unsplash

最後,我們的會議設計師一如往常地將議程撰寫成更詳細的劇本(Script),也擔任了這場線上會議的 Moderator 及 Facilitator,透過主持或引導讓與會者有效地提問、講者談的內容更符合與會者想聽的。Mike 與 Han 一路陪伴主辦方,從初期的策略規劃到後期的會議執行,在黃金三角理論的基礎下圓滿完成這次的會議,也正是因為黃金三角–Meeting Owner、Content、Participant都在規劃時就納入設計,才能得到了最適合的設計解方。


現在,低頭看看手上那份議程,它真的適合這次的線上會議嗎?


#SeriousFun #有效有笑#視訊會議 #會議品質

60 views0 comments

Recent Posts

See All