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用一場好會議,推動社會創新!會議設計(Meeting Design) 如何創造影響力?

原始專訪文章:天下雜誌


「怎麼開一個有效的會議」在近十年來成為重要的議題,有人提倡敏捷式的15分鐘站立會議,亞馬遜創辦人貝佐斯則認為開會一定要在午餐之前,也有企業設立「開會觀察員」的制度,企圖打破會議上一言堂的僵局,讓與會者都能公平發言。然而除了這些流程制度上的改善,組織會議前的第一個問題也許應該是:我們希望透過這個會議達到什麼目的



「會議設計」的概念在台灣還不普遍,但在歐洲乃至於北美,從大型國際會議、研討座談會到企業日常例會,已經有越來越多組織意識到會議設計的重要性,對改善會議的關注點從只注重「效率(Efficiency)」,提升到能創造「效力(Effectiveness)」的層次。


20年前和夥伴Eric一起首創「會議設計」理念的荷蘭會議設計師Mike van der Vijver指出,過往多數的會議往往注重在流程等行政細節,更深入一點會著重在內容,或是試圖透過有趣橋段或炫麗製作物、科技帶來新意,但是往往忽略了如何創造和與會者之間的連結。「會議設計師的工作,就是和主辦方合作,讓與會者能體驗一場有生命和靈魂的會議,讓他們在過程可以全心投入參與、感受,在與會者的心中創造改變,在結束後帶著這些改變回去。」


設計思維融入會議 讓影響力在會後持續發酵


現在的會議裡,很常見的一幕是與會者在台下低頭使用手機,或用平板、電腦做自己的事情,「社會在改變,不管你想不想,會議的方式都需要被改變。」Mike說。意思是,你當然可以用和過去一樣的方式籌辦會議,但是效果會遞減,結果可能是報名與會者越來越少、失去影響力和贊助方,到最後主辦方舉辦這場活動只是浪費錢,也浪費與會者的時間。好消息是,雖然時代在改變,但只要運用貼近這個改變、貼心新世代的設計思維好好地設計每一場會議,能創造出的效果甚至比以往更好,也讓會議發揮更大的影響力和「後座力」。


怎麼設計一場會議?其實有一套明確完整的方法和步驟。Mike形容:「就像今天要生產一部車,你不會直接把一些很炫很厲害的東西都丟上去,而是要從頭到尾經過整體性的設計,會議中出現的每一個環節都必須要有其意義。」如果是對外舉辦的會議,過程中首先要釐清這場會議希望達成什麼目的,哪些是潛在的與會者,再從潛在與會者的角度思考他們希望從這場會議中獲得什麼,為會議設計的方向定錨,再和所有講者進行細緻的溝通,找出每一段演說的內容核心,並思考會議的環境和細節橋段如何設計以導向共同的目的。


不只商業領域 會議設計對社會創新更重要


即使只是企業或組織內部的會議,也是內部溝通、扭轉文化的重要契機,任何會議都不應該被草率視之。「會議中的每一分、每一秒,都是一個經過思考和設計的劇本。主辦單位應該回到最源頭,先思考這場會議要達成的目的,而不是直接跳到『會議中要討論什麼議題』或是『要用什麼科技或新的形式,讓會議看起來酷又炫』。」Mike強調,忽略「目的性」是大多數會議的通病;相對地,從頭思考「為什麼要舉辦這場會議」在後疫情時代格外重要,這能協助釐清哪些會議可以被線上取代,哪些會議值得耗費資源、增加碳排,讓與會者不惜飛越國際也要參加,讓會議中創造的價值和改變可以持續發酵;如果改為線上會議,流程和內容應該如何重新安排,讓與會者在線上擁有共同的即時互動參與感,而不是變成一段任何時候看都無所謂的影片。


也因為會議設計能創造巨大影響力,Mike認為非營利組織和CSR活動更應該好好善用會議設計的力量,這也是他近年來工作的重點之一,透過會議設計,把新的觀念和改變的動力變成留給每一位與會者的伴手禮,在會議結束後為社會帶來影響和改變。



結合在地團隊 培育台灣成為亞洲會議設計的種子據點


目前Mike也和台灣的滙集國際合作成立「桔本會議設計」,為台灣的組織和企業提供會議設計服務,今年他就已經花了3個月待在台灣。Mike說,來到亞洲其實是一個美麗的意外,一切的起源是一場由Mike設計的會議產業國際交流會,而滙集國際的Han就是其中與會的一員。


Han回憶:「早上一開幕就覺得這場會議完全不一樣,從更容易互動的半圓形座位設計到內容安排都是不一樣的形式,那完全是打開眼界的經驗,Mike把傳達的內容已經寫成腳本,用故事的方式傳遞出來。當時我就覺得:為什麼國際會議不能都是這樣?」回來後,Han讀完了被譽為會議設計教科書的Mike著作,思考了一年,才鼓起勇氣邀請Mike到台灣,為台灣的會議也注入靈魂和生命。



目前Mike在亞洲除了台灣,在印度也有合作夥伴,透過這些在地夥伴的視角,協助他做出更貼近當地人的會議設計。「我們的會議設計方法論已經發展了20年,過程中一直不斷持續在進化。讓會議更貼近每個地區的與會者、貼近在地文化,這也是進步的重點之一。」Mike說。


雖然亞洲的會議設計觀念還不普及,但這是所有新事物出現時的必經過程,尤其會議設計是需要親身經歷過,才會充分感受到「原來會議可以是這樣!」,但是隨著一場場會議接觸到不同參與者,這些參與者又會委託桔本為他們設計自己的會議,改變的確慢慢在發生,近期Mike也接到越來越多來自日本、韓國、東南亞國家的委託,會議設計的精神正在亞洲發酵。


如果一個組織想要開始嘗試用不同的方式設計會議,該怎麼著手進行?Mike的第一個建議是:跳出「會議就是應該要是那個樣子」的框架,「重新去思考會議的目的,嘗試改變更有影響力、更能創造連結的溝通形式。」他也開玩笑地說:「當然也可以委託我來設計,我很高興有機會幫大家創造更多很棒的會議,但更重要的是讓會議設計的觀念融入每一個機構、整個社會,創造影響和改變,不一定要由我來進行,只要能看到這樣的改變發生就已經足夠。」目前桔本也計畫在台灣培訓更多的會議引導師和主持人,期望透過更多知識的注入,讓一場場經過設計的會議在亞洲發酵,帶動整體社會更多的創新和進步。




- 你的會議也想要發揮更大的影響力和後座力,也想要有效又有笑Serious Fun?

現在就找我們的Gibbons聊聊吧!

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