原始專訪文章：天下雜誌
「怎麼開一個有效的會議」在近十年來成為重要的議題，有人提倡敏捷式的15分鐘站立會議，亞馬遜創辦人貝佐斯則認為開會一定要在午餐之前，也有企業設立「開會觀察員」的制度，企圖打破會議上一言堂的僵局，讓與會者都能公平發言。然而除了這些流程制度上的改善，組織會議前的第一個問題也許應該是：我們希望透過這個會議達到什麼目的？
「會議設計」的概念在台灣還不普遍，但在歐洲乃至於北美，從大型國際會議、研討座談會到企業日常例會，已經有越來越多組織意識到會議設計的重要性，對改善會議的關注點從只注重「效率(Efficiency)」，提升到能創造「效力(Effectiveness)」的層次。
20年前和夥伴Eric一起首創「會議設計」理念的荷蘭會議設計師Mike van der Vijver指出，過往多數的會議往往注重在流程等行政細節，更深入一點會著重在內容，或是試圖透過有趣橋段或炫麗製作物、科技帶來新意，但是往往忽略了如何創造和與會者之間的連結。「會議設計師的工作，就是和主辦方合作，讓與會者能體驗一場有生命和靈魂的會議，讓他們在過程可以全心投入參與、感受，在與會者的心中創造改變，在結束後帶著這些改變回去。」
設計思維融入會議 讓影響力在會後持續發酵
現在的會議裡，很常見的一幕是與會者在台下低頭使用手機，或用平板、電腦做自己的事情，「社會在改變，不管你想不想，會議的方式都需要被改變。」Mike說。意思是，你當然可以用和過去一樣的方式籌辦會議，但是效果會遞減，結果可能是報名與會者越來越少、失去影響力和贊助方，到最後主辦方舉辦這場活動只是浪費錢，也浪費與會者的時間。好消息是，雖然時代在改變，但只要運用貼近這個改變、貼心新世代的設計思維好好地設計每一場會議，能創造出的效果甚至比以往更好，也讓會議發揮更大的影響力和「後座力」。
怎麼設計一場會議？其實有一套明確完整的方法和步驟。Mike形容：「就像今天要生產一部車，你不會直接把一些很炫很厲害的東西都丟上去，而是要從頭到尾經過整體性的設計，會議中出現的每一個環節都必須要有其意義。」如果是對外舉辦的會議，過程中首先要釐清這場會議希望達成什麼目的，哪些是潛在的與會者，再從潛在與會者的角度思考他們希望從這場會議中獲得什麼，為會議設計的方向定錨，再和所有講者進行細緻的溝通，找出每一段演說的內容核心，並思考會議的環境和細節橋段如何設計以導向共同的目的。
不只商業領域 會議設計對社會創新更重要
即使只是企業或組織內部的會議，也是內部溝通、扭轉文化的重要契機，任何會議都不應該被草率視之。「會議中的每一分、每一秒，都是一個經過思考和設計的劇本。主辦單位應該回到最源頭，先思考這場會議要達成的目的，而不是直接跳到『會議中要討論什麼議題』或是『要用什麼科技或新的形式，讓會議看起來酷又炫』。」Mike強調，忽略「目的性」是大多數會議的通病；相對地，從頭思考「為什麼要舉辦這場會議」在後疫情時代格外重要，這能協助釐清哪些會議可以被線上取代，哪些會議值得耗費資源、增加碳排，讓與會者不惜飛越國際也要參加，讓會議中創造的價值和改變可以持續發酵；如果改為線上會議，流程和內容應該如何重新安排，讓與會者在線上擁有共同的即時互動參與感，而不是變成一段任何時候看都無所謂的影片。
也因為會議設計能創造巨大影響力，Mike認為非營利組織和CSR活動更應該好好善用會議設計的力量，這也是他近年來工作的重點之一，透過會議設計，把新的觀念和改變的動力變成留給每一位與會者的伴手禮，在會議結束後為社會帶來影響和改變。
結合在地團隊 培育台灣成為亞洲會議設計的種子據點
目前Mike也和台灣的滙集國際合作成立「桔本會議設計」，為台灣的組織和企業提供會議設計服務，今年他就已經花了3個月待在台灣。Mike說，來到亞洲其實是一個美麗的意外，一切的起源是一場由Mike設計的會議產業國際交流會，而滙集國際的Han就是其中與會的一員。
Han回憶：「早上一開幕就覺得這場會議完全不一樣，從更容易互動的半圓形座位設計到內容安排都是不一樣的形式，那完全是打開眼界的經驗，Mike把傳達的內容已經寫成腳本，用故事的方式傳遞出來。當時我就覺得：為什麼國際會議不能都是這樣？」回來後，Han讀完了被譽為會議設計教科書的Mike著作，思考了一年，才鼓起勇氣邀請Mike到台灣，為台灣的會議也注入靈魂和生命。
目前Mike在亞洲除了台灣，在印度也有合作夥伴，透過這些在地夥伴的視角，協助他做出更貼近當地人的會議設計。「我們的會議設計方法論已經發展了20年，過程中一直不斷持續在進化。讓會議更貼近每個地區的與會者、貼近在地文化，這也是進步的重點之一。」Mike說。
雖然亞洲的會議設計觀念還不普及，但這是所有新事物出現時的必經過程，尤其會議設計是需要親身經歷過，才會充分感受到「原來會議可以是這樣！」，但是隨著一場場會議接觸到不同參與者，這些參與者又會委託桔本為他們設計自己的會議，改變的確慢慢在發生，近期Mike也接到越來越多來自日本、韓國、東南亞國家的委託，會議設計的精神正在亞洲發酵。
如果一個組織想要開始嘗試用不同的方式設計會議，該怎麼著手進行？Mike的第一個建議是：跳出「會議就是應該要是那個樣子」的框架，「重新去思考會議的目的，嘗試改變更有影響力、更能創造連結的溝通形式。」他也開玩笑地說：「當然也可以委託我來設計，我很高興有機會幫大家創造更多很棒的會議，但更重要的是讓會議設計的觀念融入每一個機構、整個社會，創造影響和改變，不一定要由我來進行，只要能看到這樣的改變發生就已經足夠。」目前桔本也計畫在台灣培訓更多的會議引導師和主持人，期望透過更多知識的注入，讓一場場經過設計的會議在亞洲發酵，帶動整體社會更多的創新和進步。
- 你的會議也想要發揮更大的影響力和後座力，也想要有效又有笑Serious Fun?