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高 質 感 會 議 的 設 計 流 程 

Quality Meeting Process Flow

客戶需求 Client Request


Step 1. 初步了解會議主辦方 

Orange Gibbon Intake with Meeting Owner

  • 草擬提案 Initial Written Briefing

  • 確認專案相關角色 Identify Stakeholders

  • 場地考察及評估場地蘊含訊息 Venue Inspection and Venue Message

  • 訪問(潛在)與會者 Participant Interviews

  • 必須要素 Must Haves

Step 2. 確立會議核心目標

Establish Objectives

  • 會議體驗概念 Experience Concept

  • 內容流程 Content Flow

  • 引導風格 Facilitation Style

  • 設定成效評估標準 Establish Outcome Measurements 

Step 3. 蒐集設計相關養分

Collect Other Input for Design 

  • 案頭研究 Desk Research

  • 內容分析 Content Analysis

  • 專家建議 Expert Advice

Step 4. 設計骨架

Design Backbone

聚焦於 FOCUS ON:

  • 整體脈絡,例如專案架構 Overall Program Flow, i.e. Composition

  • 起承轉合安排 Beginning, Middle Part & End

  • 內容的作用 Roles of Content 

  • 體驗價值 Experience Value of Program

  • 與會者活動和活動形式 Activities for Participants, Formats 

  • 講者或內容提供者 Speakers / Content Providers

  • 更多與會議目標相關的細節 Many Others

Step 5. 會議主辦方回饋想法

Meeting Owner Feedback

  • 調整骨架 Adopt Backbone

Step 6. 設計定案

Final Design

  • 專案腳本 Script 

  • 流程簡述 Briefings

  • 生產投入 Production Input

Step 7. 實際執行

Execution

  • 主持與引導 Moderation and Facilitation

  • 精準進行 Flawless Execution

  • 維持核心下微調 Adjust without Losing Essentials

Step 8. 成效衡量

Measure Outcomes

  • 向主辦方會後概述 Debrief with Meeting Owner

  • 與會者調查訪問 Participant Surveys

  • ​其他商定評估 Other Agreed Measurements

Step 9. 納為下次會議的參考資料

Input for Next Meeting 

  

越早開始這項流程,高質感的會議效能及體驗 越早生根發芽開花!
Note: Start this process as early as possible!