你在線上的專注力可以多長？
在規劃線上會議時，你還是把之前那份議程表原封不動的搬到線上嗎？小心！這可能會是一場災難的開始。因為在線下（實體）會議時，除了坐著聽演講外，還有茶敘、午餐、甚至突然巧遇的同事、朋友可以轉換場景、喘口氣，一旦轉為線上，這些切分好的時刻都將在同一個場域發生：觀眾的位子。該如何妥善安排這長達兩天的超過14小時的會議，才能讓線上與會者專注地聆聽，這對主辦單位、與會者、講者三方都是一大挑戰。
先從議程著手
我們的會議設計師（Meeting Designer）團隊–Mike與 Han去年協助菲律賓政府規劃了一場國際會議，原本的議程是「經典」國際會議：線下五天（沒錯，是五天！）從早上10點到晚上6點，其中當然也要開好幾間平行會議（Parallel session）。但因應疫情不得不轉成線上時，在第一次會面時就開宗明義地表明：線上會議請務必換一個思考方式！因為，幾乎沒有人可以在家乖乖地連續五天上線聽八小時的演講（這時他們早已WFH），就算把會議拍成電影、電視劇都很難讓觀眾認真連續看滿40小時。（或許你想說你有？）
所以我們與菲律賓政府討論的第一件事就是如何「瘦身」這張議程大表（Agenda）。我們將會議分三種類別，第一類就是必須同步線上、第二類為可拍成影片讓與會者有空時再上線觀看、第三就是得忍痛割捨等有實體會議時再舉辦。雖然最後的議程維持在五天，但每天上線時間縮短，方便與會者安排時間參加，而專注力便可集中在更短的小時數內。
議程分類完後，會議設計師開始規劃第一類的議程，也就是第二階段的「瘦身」：每個講者的時間縮短30-50%。但這不代表講者只講一半的內容，而是請講者在有限的時間內，提供最精實的資訊，而多留出的時間，則安排引導師跟著上線和與會者互動。互動方式可以跟著上線人數而有不同的作法，提問的方式也不見得只有Slido；每個細節都從希望得到什麼結果與效果出發，才能達到有效的設計。
我們也在與主辦方（Meeting Owner）討論時得知，他們有個非常喜歡使用社群媒體的長官，所以建議在會前、會中與會後增加社群媒體的互動，讓與會者與主辦單位有更多的連結、增加參與會議的樂趣，同時也為這次會議在不增加行銷預算情況下提升了超過30%的曝光量。
Teams? Google Meet? Zoom? 到底用哪個？
關於線上會議，我們最常被問的就是要用哪個視訊軟體。拜疫情所賜，這兩年的視訊軟體功能大躍進，你想得到的功能基本上都有平台提供，但就如同線下場地一樣，沒有盡善盡美的場地，只能篩選最符合需求的那個。
選擇視訊平台也是。所以要先規劃好議程中希望有什麼樣的互動、效果或容納的上線人數，再來選擇視訊軟體，這樣在規劃議程上，才不會受限於指定視訊軟體的功能，但反之，若因單位中只能有一個選擇，那就在規劃議程內容上遷就該軟體的功能。
最後，我們的會議設計師一如往常地將議程撰寫成更詳細的劇本（Script），也擔任了這場線上會議的 Moderator 及 Facilitator，透過主持或引導讓與會者有效地提問、講者談的內容更符合與會者想聽的。Mike 與 Han 一路陪伴主辦方，從初期的策略規劃到後期的會議執行，在黃金三角理論的基礎下圓滿完成這次的會議，也正是因為黃金三角–Meeting Owner、Content、Participant都在規劃時就納入設計，才能得到了最適合的設計解方。
現在，低頭看看手上那份議程，它真的適合這次的線上會議嗎？
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